Konkurs ma charakter certyfikacji środowiskowej, a jego koszty pokrywane są z jednorazowych opłat konkursowych wnoszonych przez laureatów. Uczestnik konkursu, który uzyska Znak Jakości „Przyjazny Urząd” zobowiązany jest do wniesienia jednorazowej opłaty konkursowej z tytułu przyznania Znaku Jakości „Przyjazny Urząd”.

Opłata konkursowa wnoszona jest po zakończeniu procedury konkursowej na podstawie Faktury VAT wystawionej przez Instytut. Podmioty, które wezmą udział w konkursie, a nie uzyskają Znaku Jakości „Przyjazny Urząd”, nie wnoszą opłaty konkursowej ani żadnych innych opłat.

W 8. edycji Konkursu obowiązują następujące stawki opłat konkursowych dla laureatów konkursu:
-jednostka zatrudniająca od 0 do 20 pracowników – 3500 zł netto
-jednostka zatrudniająca od 21 do 40 pracowników – 4100 zł netto
-jednostka zatrudniająca od 41 do 100 pracowników – 4800 zł netto
-jednostka zatrudniająca od 101 do 150 pracowników – 5500 zł netto
-jednostka zatrudniająca powyżej od 151 do 200 pracowników – 5900 zł netto
-jednostka zatrudniająca powyżej 200 pracowników – 6900 zł netto.

Poza opłatami konkursowymi, o których mowa powyżej, w konkursie nie obowiązują żadne inne opłaty. Podmiotowi, który uzyskał Znak Jakości „Przyjazny Urząd” w poprzedniej edycji konkursu i przystępuje do kolejnej edycji konkursu w celu ponownego uzyskania Znaku Jakości „Przyjazny Urząd”, przysługuje bonifikata w wysokości 10 proc. wysokości opłaty konkursowej obowiązującej dla kategorii, w której uczestniczy w konkursie.

Kwalifikacji do określonej kategorii pod względem liczby zatrudnionych dokonuje się na podstawie oświadczenia uczestnika konkursu złożonego poprzez wypełnienie kwestionariusza konkursowego i udzielenie w nim odpowiedzi na pytanie nr 5 („Kategoria konkursowa”). Po zakończeniu oceny i wykonaniu procedury (usługi) certyfikacji z wynikiem pozytywny (przyznanie Znaku Jakości „Przyjazny Urząd”), anulowanie opłaty certyfikacyjnej jest niedopuszczalne.