Zgłoszenie do Konkursu następuje poprzez wypełnienie i przesłanie na adres Organizatora kwestionariusza konkursowego. 

W kwestionariuszu uczestnik Konkursu prezentuje wprowadzone przez siebie rozwiązania ukierunkowane na podnoszenie jakości obsługi klienta urzędu i budowanie w urzędzie kultury profesjonalizmu, kompetencji i rzetelności. Następnie Kwestionariusz podlega ocenie Kapituły. Jej członkowie analizują m.in. jakość i efektywność przedstawionych w ankiecie rozwiązań, a także sprawdzają informacje zaprezentowane przez uczestników Konkursu. Przyznany przez Kapitułę Znak Jakości „Przyjazny Urząd” potwierdza, iż w opinii eksperckiego jury oceniana jednostka stosuje wysokie standardy jakościowe w swojej działalności związanej z obsługą klienta (interesanta) i świadczeniem usług publicznych.

W Konkursie „Przyjazny Urząd” Kapituła złożona z naukowców oraz praktyków zarządzania publicznego ocenia m.in.:
 
-standardy obsługi  interesanta/klienta (np. rozwiązania usprawniające obsługę klienta, załatwianie spraw itp.),
 
-standardy w zakresie polityki jakości,
 
-kompetencje kadr odpowiedzialnych za obsługę interesanta,
 
-stosowane przez jednostkę mechanizmy komunikacji z otoczeniem wewnętrznym i zewnętrznym,
 
-stosowane metody (strategie) zarządzania.

Przyznanie Znaku Jakości „Przyjazny Urząd” jest również zobowiązaniem na przyszłość, jakie przyjmuje na siebie wyróżniona Godłem instytucja, iż w okresie obowiązywania Znaku Jakości (12 miesięcy) będzie dbała o utrzymanie wysokiej kultury pracy oraz rozwijanie rozwiązań i mechanizmów, które zyskały uznanie w oczach Kapituły.

Organizator nie ujawnia nazw ani innych danych uczestników konkursu, którzy uzyskali w konkursie ocenę negatywną i nie otrzymali znaku jakości „Przyjazny Urząd”. Kwestionariusze konkursowe uczestników konkursu, którzy nie uzyskali znaku jakości „Przyjazny Urząd”, są zwracane uczestnikom wraz z pozostałą dokumentacją konkursową nadesłaną w związku z udziałem w konkursie. Dane, które zamieszczają uczestnicy konkursu w kwestionariuszach konkursowych, są objęte przez Instytut klauzulą poufności. Instytut nie ujawnia przekazanych informacji wobec jakichkolwiek osób trzecich. Szczegółowa procedura oceny opisana jest w Regulaminie Konkursu.